כמה פעמים ראינו או הצגנו מול קהל שקופיות מפוצצות בנתונים וטקסטים? וכמה פעמים המסר באמת עבר ביעילות? אני חושב שהתשובה לכך ברורה למדי.
מחקרים רבים הראו מגבלה משמעותית בהקשר לכמות המידע שאנחנו יכולים לעבד בכל רגע נתון ורובו אף הולך לאיבוד מהר מאוד. כך שכאשר אנחנו מציגים לאנשים שקפים עם המון מידע ומספרים, אנשים מתקשים מאוד לעבד אותו ולהוציא ממנו מסקנות. המוח של קהל היעד שלנו צריך להתעסק בשקופית ובמוצג במקום להתעסק בכם ובמה שיש לכם לומר (כבר קבענו בעבר שאין דבר כזה מולטיטסקינג).
הרבה מאיתנו בוחרים לתמצת ולהציג מידע על ידי שימוש ‘בנקודות’, מה שבפועל לא באמת עוזר למוח להתמודד עם כמות המידע ומהווה צורת עבודה לא נכונה ולא מתאימה למאה ה-21. כדי להתמודד עם כך אציע לכם שתי טכניקות עבודה בעיצוב השקפים שלכם – כל אחת מהן טובה לסיטואציה ספציפית:
- פירוק והדגשה
- רעיון אחד פר שקופית
פירוק והדגשה
טכניקה זו טובה במקרים בהם אנו רוצים להציג מגוון נתונים בבת אחת, אבל להשקיע בלדבר עליהם מעט זמן. מה שחשוב כאן הוא לתת לנתונים לבלוט מבלי ליצור עומס קוגניטיבי וויזואלי. לדוגמה: להלן שקופית ממצגת סוף שנה של ארגון מסוים – מנהל המחלקה מציג לשאר הארגון ולמנכ”ל את ההצלחות של המחלקה בשנה האחרונה.
מה הסיכוי שלמרות המידע החיובי הזה המסר באמת עובר במלוא עוצמתו למנכ”ל ולשאר העובדים? או שהוא פשוט הולך לאיבוד בתוך בליל המילים והנקודות בשקופית.
כיצד עובדת הטכניקה?
התהליך הוא יחסית פשוט: עליכם לסמן בצבע את הכותרות המרכזיות ואת הנתונים עצמם. זאת אומרת לבחור כותרת המייצגת בצורה הכי ברורה את הנתון המספרי- כך שהנתון עדין ברור לחלוטין ואין צורך בהוספת עוד מילים כדי להסביר אותו (לא חייב להיות נתון מספרי אפשר פשוט את המסר).
בשלב השני עליכם לחשוב איך באמצעות אובייקטים ויזואליים (מבנה, צורות, תמונות, גרף, תהליך, מטפורה ויזואלית) ניתן להציג את המידע.
שתי דוגמאות לשימוש בטכניקה של פירוק והדגשה:
רעיון אחד פר שקופית
מדובר באחת הטכניקות הכי פופולריות בבניית מצגות, שבמרכזה עומד הרעיון שכל נתון או מסר צריך להיות מוצג בשקופית משלו כדי להעניק לו את מלוא תשומת הלב. זאת אומרת השיטה הזאת טובה במקרים בהם אנחנו הולכים לדבר יותר ממספר דקות על הנושא / נתון ועל כן נקים עבורו שקופית ייעודית.
דוגמה לרעיון אחד פר שקופית:
דברי סיכום
זכרו שאנחנו תמיד במרחק של מצגת אחת מהקידום בעבודה, מהשקעה במיזם שלנו, מגיוס לקוחות חדשים לעסק ופשוט במרחק אחד מהצלחה. אם אתם רוצים שהמסר שלכם יעבור אתם צריכים להפוך אותו לברור יותר וקל יותר לעיכול.
אם יש לכם דוגמאות שלכם לצורה שבה השתמשתם בטכניקות מוזמנים לשלוח לי ואשמח לחלוק אותם בבלוג.
