כיצד מגיב מרצה ממוצע, כאשר עולה השלט שנותרו רק עוד חמש דקות להרצאה והוא נימצא רק באמצע החומר שלו? ואיך התגובה קשורה במקצוענות של אותו המרצה?.
מקצוענים אמתיים מוכנים לכול מצב בפרזנטציה ובמיוחד למצב בו הזמן התקצר.
אז איך נכון להתמודד עם מצב בו הזמן התקצר?
תחילה חשוב לציין שבכול מקרה אסור לכם להביא בקול את “ההפתעה” שלכם מהמצב ויותר מכך להביא את “אכזבתכם” בקול. אתם צריכים להראות לקהל שאתם בשליטה ואתם בדיוק במקום בו אתם רוצים להיות מבחינת התוכן. הסטטיסטיקה של היום אומרת שרוב ההרצאות חורגות מהזמן שהוקצב להן מסיבות שונות ומגוונות ועל כן עליכם להיות מוכנים לסיטואציה כזאת. אחת הדרכים להתמודד עם המצב היא לתרגל בקול את המצגת שלכם פעמים רבות לפני יום ההרצאה.
אני משקיע בממוצע בין 8-20 שעות תרגול לכול הרצאה שאני מעביר לראשונה או הרצאה מוכרת שאני צריך לקצר את הזמן שלה. מטרת התרגול היא לא לשנן את התוכן אלה להכיר לעומק את ה- FLOW (מבנה) של המצגת, לדעת מה מגיע אחרי מה ובנוסף לכך למדוד את הזמן שלוקח להעביר אותה.
אם לצורך העניין הוקצבה לכם חצי שעה להרצאה ותרגלתם 27 דקות חשוב שתבינו שעליכם לקצר עוד. אני הייתי אומר שעליכם לתכנן את המצגת כך שתוכלו לסיים אותה לפחות כ-10 לפני הזמן שהוקצב לכם, אז אתם אמורים להיות מסוגלים להעביר מצגת של 30 דקות ב-20 דקות.
לפעמים תרגול ותכנון הזמנים גם אינו מספיק, יכול להיות שבאמת קרה משהו ועליכם לקצר את המצגת משמעותית, במקרה כזה, עליכם לוודא שאתם מחליטים מראש על אילו חלקים אתם מוכנים לדלג בהתראה קצרה. מה שחשוב הוא שלעולם אל תתחילו לדלג על אותם שקופיות מול הקהל כי הוא ירגיש שהוא “מפספס” דברים חשובים.
שיטה אחת להתמודד עם המצב כוללת הדפסה של רשימת השקופיות ומספורם:
ברגע שידוע לכם מספר השקופית אליה אתם רוצים לדלג, תוכלו לעשות זאת בצורה פשוטה ב -POWERPOINT על ידי הקלדת מספר השקופית ולחיצה על ENTER מיד לאחר מכן.
