57 טיפים לבניית מצגת ועמידה מול קהל

להלן ריכוז של טיפים מצויינים שיעזרו לכם בכל שלבים הכנת הפרזנטציה הבאה שלכם.

תכנון מצגת:

1. אתם חייבים לספר לקהל סיפור. אנשים זוכרים סיפורים מאחר והם מתחברים בדרך כלל לרגש. אל תשאלו את עצמכם איזה מידע אתם צריכים לחלוק?. אלא, איזה סיפור כדאי לכם לספר?
2. כוונו לרגש. רוב המצגות הן יותר מידי לוגיות אבל בסופו של דבר החלטות הן מבוססות רגשות.
3. המוח שלנו אוהב דברים חדשים, אז ספרו משהו שאנשים לא יודעים
4. אם הקהל שלכם יזכור רק דבר אחד, מהו יהיה? תכננו מסר מרכזי שלא עולה על 140 תווים.
5. חלקו את ההרצאה ל-3 חלקים. הקהל יצליח לעקוב אחרי ההרצאה ביתר קלות ולזכור יותר חלקים ממנה.
6. נסו ליצור רגעים "מדהימים" , רגעים שאנשים לעולם לא ישכחו.
7. המוח שלנו גם אוהב הומור. זה גורם למוח להוריד את המגננות והופך אותך לחביב יותר בעיני הקהל. שימוש בהומור יעזור לכם לא להיראות משעממים מול הקהל.
8. אם זה מתאפשר העבירו מצגת של עד 18 דקות או פחות. ככל שההרצאה קצרה יותר טוב.
9. תנו דוגמאות פרקטיות, הקהל לא יבין קונספטים אבסטרקטיים
10. הציבו לעצמכם תאריך לסיום בניית המצגת. יצירתיות פורחת תחת לחץ אצל רוב האנשים. אל תמשיכו לעבוד על המצגת עד הרגע האחרון.
11. תכננו את התוכן על נייר או מעבד תמללים, תוכנת המצגת צריכה להגיע רק בשלב האחרון.
12. השקיעו את הזמן בניסיון להבין את הקהל שלכם. מיהם ? מה הם יודעים? מה הם רוצים לקבל מהמצגת? היכן הם נמצאים עכשיו והיכן אתם רוצים שהם יהיו בסוף המצגת?
13. הכינו את עצמכם לשאלות הקהל. הסתכלו על כל שקופית ושאלו את עצמכם מה הם ישאלו על השקופית?
14. הכינו דפים וחומר נלווה שתוכלו לחלק לקהל. זכרו שהחומר לא אמור לכלול תדפיס של המצגת אלה סיכום מרוכז.
15. המוח שלנו מאבד ריכוז אחרי 10 דקות ואם ההרצאה שלכם ארוכה מזה נסו לעשות פעילות שונה בכל 10 דקות- הקרינו סרטון, שאלו שאלות, תנו מטלה, בקשו ממישהו לדבר.
16. הכינו את עצמכם להעביר את המצגת במינימום זמן. אם הקציבו לכם 10 דקות אז תכני ו את עצמכם לסיים תוך 7-8 דקות.
17. כולם מרוכזים בתחילת ההרצאה, תדאגו שהפתיח יהיה איכותי.
18. תסיימו את ההרצאה מוקדם יותר, כולם אוהבים ללכת הביתה קודם.
19. איך להתחיל את המצגת? התחילו מהיכן שהקהל נמצא עכשיו. הציגו מה אתם יודעים על הנושא במטרה ליישר קו ואז קחו אותם למסע אל עבר היעד שלהם (למקום אליו אתם רוצים שהם יגיעו).
20. מהי מטרת הפרזנטציה שלכם? תמיד זכרו את המטרה ותדאגו שאתם מקיימים אותה.

עיצוב המצגת:

1. ייצוג ויזואלי של המידע במצגת הוא קריטי. הימנעו מיותר מידי טקסט וכוונו יותר לתמונות או וידאו.
2. אנשים זוכרים תמונות יותר טוב מטקסט. שימוש בתמונות יגרום לקהל שלכם לזכור יותר.
3. רעיון אחד פר שקופית- אל תנסו להגיד יותר מידי דברים בבת אחת.
4. השתמשו במינימום מילים והימנעו מנקודות בכל מצב.
5. על כול שקופית שאלו את עצמכם "מהי הנקודה שלי?" ו- "למה היא חשובה?".
6. הורידו את כל "הרעש" מהשקופיות. הסירו כל אלמנט שלא תורם למסר שלכם.
7. צמצמו את השימוש באפקטים ואנימציות מעברים.
8. השתמשו בטבלאות דו-ממדיות במקום תלת-ממדיות אתם לא בקולנוע והמטרה שלכם היא לא להרשים את הקהל בכישורים שעיצוביים שלכם.
9. "חלל לבן" – השאירו מספיק חלל לבן ואל תנסו למלא את כל השקופית. לחלל הלבן יש תפקיד והוא להנחות את העין לנקודות המרכזיות.
10. עזרו לקהל להבין את המספרים- הכניסו אותם לתוך ההקשר ותנו דוגמאות.
11. גודל פונט אפקטיבי – אנשים אמורים לראות את הטקסט גם מחלקו האחורי של החדר.
12. אם יש לכם 10 שקופיות הכוללות 10 טבלאות, נסו לייצר הפסקה בכל 3 שקופיות על ידיד הצגה של תמונות או סיפור.
13. רשמו משפט מסכם אחד לכל מצגת. אל תחכו שהקהל יבין את המשמעות של הטבלה.
14. בצעו עריכה לשקופיות שלכם אחרי הטיוטה הראשונית והסירו כל דבר לא רלוונטי. זכרו קצר יותר הוא בהחלט טוב יותר.

העברת המצגת:

1. התאמנו, התאמנו, התאמנו- אלא אם כן תתאמנו לפחות 10 פעמים על המצגת אתם לא תצליחו לשלוט בה. המטרה היא לא לשנן את המצגת אלה להבין את הזרימה.
2. דברו כאילו אתם מנהלים שיחה.
3. נסו לגרום לקהל להפעיל כמה שיותר חושים במהלך ההרצאה.
4. היו אותנטיים. אל תנסו להיות אנשים אחרים ודברו מהלב.
5. אל תרסנו את עצמכם במהלך הפרזנטציה.
6. הסתובבו בחדר. אל תעמדו במקום, לכו קדימה אחורה ולצדדים.
7. שימרו על קשר עין עם הקהל.
8. לעולם אל תקריאו מהשקופיות.
9. אל תעמדו עם הפנים למצגת. המידה וקיימת האפשרות שימו לפניכם לפטופ כדי שלא תצטרכו להסתכל אחורה על השקופיות.
10. השתמשו בשלט למצגות.
11. הגיעו למקום האירוע מוקדם. בדקו את הציוד ולפעמים אם הזמן מאפשר בצעו הרצאה ראשונית כהכנה.
12. אל תנסו להיות מציגים מושלמים. פשוט דברו! אף אחד לא מושלם.
13. לאף אחד לא אכפת אם טעיתם, סביר להניח שהרוב גם לא ישימו לב.
14. הרגיעו את עצמכם לפני ההרצאה בעזרת פסיכולוגיה חיובית ונשימות עמוקות.
15. ההרצאה שלכם היא נאום חד כיווני. שאלו שאלות ודונו על תשובות.
16. היו בשליטה על החדר ובצעו כל שינוי שיכול לשפר את הביצועים שלכם (ישיבה, סאונד, אורות).
17. שלבו עוד מנחה ושימרו על גיוון.
18. השתמשו בשינויים באינטונציה במטרה לעורר את הקהל שלכם.
19. אל תשתמשו בז'רגון מקצועי (אתם לא בצבא).
20. תהנו מההרצאה. אם אתם נהנים סביר להניח שגם הקהל.
21. השתמשו באביזרים שונים כדי לגרום לקהל להבין.
22. אל תדברו בצורה מהירה ובצעו הרבה עצירות.
23. ככל שתעבירו יותר הרצאות, כך תהיו טובים יותר.

קרדיטים:

טיפים אלו מבוססים על הספרים הבאים:
Presentation Zen, Talk Like TED, Confessions of a Public Speaker, Resonate, HBR Guide to Persuasive Presentations, Presentation Secrets of Steve Jobs.

Photo Credit: TED Conference Flicker

אדי לבנטמן

מרצה ואיש אקדמיה. מומחה בעולמות ההדרכה השונים. החל מפיתוח מסרים ועד עמידה בפני קהל. מתמחה בניהול ופיתוח מערכי הדרכה ארגונים ופרזנטורים.

So, what do you think ?