"מה נותרו לי רק עוד 5 דקות להרצות?" וכיצד זה מתקשר למקצוענות

כיצד מגיב מרצה ממוצע כאשר עולה השלט שנותרו "רק עוד חמש דקות להרצאה"  והוא נימצא רק באמצע החומר שלו?  ואיך התגובה קשורה במקצוענות של אותו המרצה?.

אז לרוב, התגובה הנפוצה ביותר שיצא לי לראות היא קודם כול "הפתעה", אשר המציג מביע אותה בצורה של אמירה כגון "מה באמת נותרו רק עוד חמש דקות?" כאשר זאת מופנית אל מי שמנהל את הזמנים. מכאן המציג נוהג לפנות אל הקהל ולומר משפטים כגון "טוב אז אני אקצר" , "טוב אז אזדרז", "אפשר לקבל עוד כמה דקות?" ואם זה לא מספיק- המציג מתחיל לדלג על שקופיות ולומר בקול "על זה לא נעבור כי אין לנו זמן חבל…".

כול אחת מהתגובות הללו מציגה את המרצה באור שלילי, כאשר זה לא משנה עם הזמן התקצר באמת או שההרצאה התארכה מסיבה כלשהיא, המציג הוא זה שנתפס על ידי הקהל ככזה שלא תכנן נכון את זמנים שלו ולא התכונן להרצאה הזאת. כול אדם אחראי לבחירות של עצמו ולעמוד מול קהל כאשר אתה לא מוכן מספיק זאת גם בחירה!.

אני מאמין שמקצוענים אמתיים מוכנים לכול מצב בפרזנטציה ובמיוחד למצב בו הזמן התקצר. מעבר לכך אטען שאין דבר כזה לרוב "שהזמן התקצר" אלה ההרצאה לא תוכננה כמו שצריך והמרצה לא תרגל אותה מספיק אם בכלל.

אז איך נכון להתמודד עם מצב בו הזמן התקצר?

תחילה חשוב לציין שבכול מקרה אסור לכם להביא בקול את "ההפתעה" שלכם מהמצב ויותר מכך להביא את "אכזבתכם" בקול. אתם צריכים להראות לקהל שאתם בשליטה ואתם בדיוק במקום בו אתם רוצים להיות מבחינת התוכן. הסטטיסטיקה של היום אומרת שרוב ההרצאות חורגות מהזמן שהוקצב להן מסיבות שונות ומגוונות ועל כן עליכם להיות מוכנים לסיטואציה כזאת. אחת הדרכים להתמודד עם המצב היא לתרגל בקול את המצגת שלכם פעמים רבות לפני יום ההרצאה.

אני משקיע בממוצע בין 8-20 שעות תרגול לכול הרצאה שאני מעביר לראשונה או הרצאה מוכרת שאני צריך לקצר את הזמן שלה. מטרת התרגול היא לא לשנן את התוכן אלה להכיר לעומק את ה- FLOW (מבנה) של המצגת, לדעת מה מגיע אחרי מה ובנוסף לכך למדוד את הזמן שלוקח להעביר אותה.

אם לצורך העניין הוקצבה לכם חצי שעה להרצאה ותרגלתם 27 דקות חשוב שתבינו שעליכם לקצר עוד.  אני הייתי אומר שעליכם לתכנן את המצגת כך שתוכלו לסיים אותה לפחות כ-10 לפני הזמן שהוקצב לכם, אז אתם אמורים להיות מסוגלים להעביר מצגת של 30 דקות ב-20 דקות.

לפעמים תרגול ותכנון הזמנים גם אינו מספיק, יכול להיות שבאמת קרה משהו ועליכם לקצר את המצגת משמעותית, במקרה כזה, עליכם לוודא שאתם מחליטים מראש על אילו חלקים אתם מוכנים לדלג בהתראה קצרה. מה שחשוב הוא שלעולם אל תתחילו לדלג על אותם שקופיות מול הקהל כי הוא ירגיש שהוא "מפספס" דברים חשובים.  עופר רשף אחד המאמנים המובילים בתחום הפרזנטציה בישראל הציע שיטה להתמודד עם המצב וזאת בעזרת הדפסה של רשימת השקופיות ומספורם. ברגע שידוע לכם מספר השקופית אליה אתם רוצים לדלג, תוכלו לעשות זאת בצורה פשוטה ב-POWERPOINT על ידי הקלדת מספר השקופית ולחיצה על ENTER מיד לאחר מכן.

slide1

זכרו שלהיות מקצוען זאת החלטה שרק אתם יכולים לקחת, אף אחד אחר לא יעשה את זה בשבילכם.

עשו את ההחלטה להיות מקצוענים והתכוננו להרצאות שלכם, מדדו את הזמן ואתם תצליחו להשיג את המטרות שלכם!.

 

Photo Credit: TED Conference Flicker

 

אדי לבנטמן

מרצה ואיש אקדמיה. מומחה בעולמות ההדרכה השונים. החל מפיתוח מסרים ועד עמידה בפני קהל. מתמחה בניהול ופיתוח מערכי הדרכה ארגונים ופרזנטורים.

So, what do you think ?